Nåløyet for å lykkes med en søknad på EUs forsknings- og innovasjonsprogram Horisont 2020 kan virke smalt. Her er en evaluators tips til hvordan man skriver en vellykket søknad.
– En H2020-søknad er en enormt komplisert og tidkrevende prosess, men belønningen man får når en søknad blir godkjent er helt klart verdt all innsatsen, så sørg for å gjøre jobben ordentlig!, sa Neil Harrison, direktør for konsulentselskapet Re:heat, på en Vision2020-nettverksbyggingskonferanse i Brussel 23. mai.
Selskapet han jobber for er spesialisert på bioenergi, og Harrison har selv tidligere vært med på å vurdere hvilke søknader på energifeltet som skal bli godkjent og få støtte fra Horisont 2020.
– Veldig mange av søknadene jeg har vært med på å vurdere opp igjennom årene har vært dårlig forberedt, dårlig strukturert og har manglet kritisk informasjon, sa han.
Ved å bruke god tid på søknaden og følge disse tipsene, vil man ha mye større tid på å lykkes, mener han.
Tips til tidlig fase i søknadsprosessen:
- Velg riktige partnere! Det er viktig å sørge for å ha de riktige partnerne i prosjektet, og å ha et partnerskap som er balansert nok til å kunne levere det søknaden sier at den skal levere. Dersom prosjektet er forskningsbasert, så er det viktig å ha et tilstrekkelig antall partnere fra akademia. Hvis prosjektet er mer praktisk, så er det viktig å ha med tilstrekkelig mange partnere fra privat sektor og bransjeorganisasjoner.
- Planlegg evalueringer underveis: Det kan være lurt å ha planlagt å ha interne evalueringer underveis i prosjektet for lettere å kunne måle resultater fortløpende.
- Nøyaktig planlegging med partnere: Bli tidlig enige med prosjektpartnerne om hva nøyaktig dere skal gjøre sammen i prosjektet, hvem som skal ha ansvaret for hva og hvordan dere skal koordinere søknadsskrivingsprosessen.
- Ha et klart fokus! Det er av avgjørende betydning at prosjektet har et klart fokus. For å få til dette må man tenke klart og bruke god tid på å gjøre bakgrunns-research.
Det er spesielt viktig å velge riktige partnere til prosjektet, påpekte Harrison.
– Det kan være vanskelig å si nei, men det å ha «feil» partner kan komme til å undergrave hele søknaden, og kan være et hinder for å kunne levere et vellykket prosjekt ved et senere tidspunkt, sa han.
Når det gjelder selve søknaden og søknadsskrivingsprosessen, så har han følgende tips:
Tips til selve søknaden og søknadsskrivingen:
- Kilder: Det kan være nyttig å inkludere forskningsresultater, men det er mye bedre å bruke offentlige kilder eller anerkjente kilder innen industrien, som for eksempel rapporter om bestemte temaer, strategidokumenter og liknende.
- Koblinger mellom partnere og prosjekt: Vis koblingene mellom temaet prosjektet skal handle om, de involverte partnerne og det foreslåtte arbeidsprogrammet. Forklar hvordan partnerne skal jobbe sammen og hvorfor akkurat de partnerne har blitt valgt!
- Vær konsistent! Ikke bruk en halv side på å forklare situasjonen i Frankrike, Tyskland, Spania og Portugal, og kun to linjer på situasjonen i Irland.
- Flere synsvinkler: Vurder å presentere behovet for prosjektet fra flere synsvinkler. Hva slags påvirkning kan prosjektet få for dagens politikk på temaet? Er det noen viktige sosiale og økonomiske aspekter ved prosjektet?
- Søknaden må være både leselig og troverdig! Et dårlig definert prosjekt, upresist språk og manglende forståelse for hva som blir foreslått å gjøre og hvorfor, vil undergrave prosjektet.
- Forklar hvorfor prosjektet er viktig! Du kan ha verdens beste idé, men det hjelper lite dersom du ikke klarer å forklare hvorfor prosjektet ditt er viktig.
- Brev fra støttespillere: For å vise at prosjektet er viktig, kan det også være lurt å legge ved såkalte «letters of support» fra bedrifter og andre aktører som støtter prosjektet.
- Én redaktør! Det kan være lurt at én person får ansvaret for å være redaktør for søknaden, og at denne personen omskriver det de andre partnerne i prosjektet har skrevet slik at språket blir konsistent og søknaden så lettlest som mulig og med best mulig språk (engelsk). Det kan være vanskelig for en evaluator å lese en søknad skrevet av flere forskjellige personer som alle har forskjellige morsmål og ulik grad av engelskkunnskaper!
- Skriv kort og konsist! Ikke bruk for mye plass i søknaden på å beskrive den nåværende situasjonen og eksisterende teknologi. Du bør kunne nok om temaet til å kunne skrive dette på en kortfattet og lett forståelig måte!
- Tall: Sørg for at alle tallene du nevner i søknaden er riktige!
- Bruk av diagrammer er bra! De tar lite plass i søknaden og kan inneholde mye informasjon!
- Eksterne råd: Det kan være lurt å få en ekstern ekspert til å lese gjennom søknaden og komme med innspill og tips til forbedring før den blir sendt inn!
Fem evaluatorer og lite tid per søknad
Hver søknad blir lest av fem forskjellige evaluatorer, som alle har streng taushetsplikt og ikke har lov til å diskutere søknadene med noen før de møtes i Brussel i én uke for å diskutere og enes om hvilke søknader som skal bli godkjent, sa Harrison.
Evaluatorene vet heller ikke hvem de andre evaluatorene er før de møtes i Brussel, la han til.
Når de vurderer de ulike søknadene, så følger de ikke bare en sjekkliste, men de baserer sin vurdering på retningslinjer fra Horisont 2020, sin profesjonelle erfaring og vurderingsevne, sin forståelse for temaet prosjektet skal handle om, samt det generelle inntrykket de får av søknaden, sa han.
– Søknaden din er ikke bare svar på spørsmålene som stilles i søknadsskjemaet og i veiledningsmaterialet, det er den beste innsikten evaluatorene får i din evne til å levere prosjektet dersom det blir godkjent – altså ditt «butikkvindu», la Harrison til.
Evaluatorene har ikke mye tid å bruke på hver søknad. I løpet av bare en drøy uke skal de komme seg gjennom 10-12 søknader som alle er på rundt 100 sider hver. Det er derfor viktig at søknaden er godt skrevet og at evaluatorene tidlig å søknaden får vite hvorfor akkurat ditt prosjekt er viktig og bør få støtte, avsluttet Harrison.